📂 Wissen & Dokumente
Dieser Mitarbeitertyp ermöglicht es, eigene Dokumentenbibliotheken hochzuladen und als exklusive Wissensbasis für den digitalen Mitarbeiter bereitzustellen. Mithilfe semantischer Analyseverfahren (Retrieval-Augmented Generation / RAG) durchsucht das System hochgeladene Dateien nach relevanten Abschnitten, um präzise und kontextbezogene Antworten zu generieren.
Dieses Modul eignet sich besonders für die Arbeit mit umfangreichen Richtlinien, Handbüchern, Verträgen oder Verwaltungsvorschriften.
Dieser Mitarbeitertyp ist standardmäßig nicht für alle Profile direkt sichtbar und muss bei Bedarf administrativ freigeschaltet werden.
Der Grund hierfür liegt in den unterschiedlichen Integrationsszenarien von Organisationen:
- Lokale Datenkopie (Standard-Modul): Bei diesem Standard-Modul "Wissen & Dokumente" werden alle hochgeladenen Dokumente als Kopie direkt in der geschützten Plattform-Umgebung von Lucy abgelegt und dort verarbeitet.
- Enterprise-Intranetanbindung (Alternative): In größeren Organisationen existieren meist bereits etablierte Intranets mit komplexen Rechte- und Rollenvergaben. Für diese Anforderungen wird häufig eine alternative Direkt-Anbindung des Intranets realisiert. Der zentrale Unterschied besteht darin, dass die Daten bei einer Intranetanbindung an ihrem Ursprungsort verbleiben können und bestehende Zugriffsberechtigungen gewahrt bleiben.
Funktionsweise und Skalierbarkeit
Der Wissen-und-Dokumente-Mitarbeiter ist so konzipiert, dass er sowohl mit kleinen als auch mit sehr umfangreichen Datenbeständen umgehen kann.
- Skalierbarkeit: Das System verarbeitet kleinere Bibliotheken ebenso wie große Datenmengen von 10, 100, 1.000 oder über 10.000 Dokumenten.
- Präzise Quellenreferenzierung: Um die Vertrauenswürdigkeit und Überprüfbarkeit der generierten Antworten sicherzustellen, liefert das System exakte Pfadangaben zu den genutzten Dokumentenpassagen. Bei gut strukturierten Dokumenten erfolgt zudem eine direkte Referenzierung auf die jeweiligen Paragraphen oder Kapitel.
Dokumentenverwaltung und Upload (nur Standart-Modul)
Die Verwaltung der zugrundeliegenden Daten erfolgt direkt in den Einstellungen des Mitarbeiters:
- Dokumenten-Übersicht: Unterhalb der Konfigurationsmaske befindet sich eine strukturierte Auflistung aller Dokumente, über die dieser Mitarbeiter aktuell verfügt.
- Dateien hinzufügen: Über die Upload-Schaltfläche (oben rechts im Dokumentenbereich) können jederzeit neue Dokumente hochgeladen und der Wissensdatenbank des Mitarbeiters hinzugefügt werden.
Einstellbare Rechenleistung: Wie auch beim Mitarbeitertyp Textverarbeitung kann die Rechenleistung flexibel angepasst werden, um die Tiefe und Geschwindigkeit der Dokumentenanalyse zu steuern.
Praxisbeispiel: System-Anweisung für Fachverfahren
Um optimale Ergebnisse bei der Dokumentenabfrage zu erzielen, empfiehlt sich eine strukturierte Formulierung im Feld "Aufgabe & Fähigkeiten". Ein bewährtes Muster für eine solche Anweisung sieht wie folgt aus:
Du agierst als KI-Assistent für die Kreisverwaltung. Deine Aufgabe ist es, dem Nutzer bei Fragen zu hausinternen Fachverfahren auf Basis der bereitgestellten Dokumente weiterzuhelfen.
Dir wird eine Auswahl an passenden Dokumentauszügen zur Verfügung gestellt. Falls keine passenden Informationen in den bereitgestellten Dokumenten zu finden sind, weise den Nutzer transparent darauf hin.
Beantworte die Fragen ansonsten präzise und gib am Ende der Antwort IMMER die genauen Pfadangaben zu den entsprechenden Textpassagen in der Form "Quelle: [Pfad/Dateiname/Paragraph]" an.